Workforce
Combien de collaborateurs avons-nous, où sont les tensions, quels postes sont vacants, quels besoins vont apparaître dans 3, 6 ou 12 mois, et peut-on les couvrir en interne ? Ce n'est ni un ATS, ni un logiciel de paie, ni un outil de gestion des temps : c'est un outil d'aide à la décision qui transforme des effectifs souvent dispersés dans Excel en une vision claire de la capacité, des besoins et des coûts, aujourd'hui et à horizon.
Le problème
Dans une PME, les effectifs se pilotent souvent à coups d'extractions Excel remises à jour à la main : un onglet pour qui travaille où, un autre pour les postes ouverts, un troisième pour les départs qu'on devine plutôt qu'on ne planifie. La direction découvre une tension d'équipe au moment où elle devient un problème, pas trois mois avant.
L'outil
Une vision unique qui distingue explicitement les collaborateurs des postes (un poste existe budgété, vacant ou gelé, avec ou sans titulaire), compare en permanence la capacité disponible au besoin estimé, et projette l'effectif à 3, 6, 12 et 24 mois à partir des mouvements connus et des hypothèses posées. Chaque rôle , direction, RH, contrôle de gestion sociale, manager, a la vue adaptée à son périmètre.
Comment ça fonctionne
- Capacité vs besoin, équipe par équipe, en ETP, avec un statut visuel immédiat (capacité suffisante, tension, sous-capacité) plutôt qu'un tableau de chiffres à interpréter.
- Un registre de besoins avec cycle de vie complet (identifié → validé → couverture interne recherchée → recrutement externe si nécessaire) et un Workforce Gap qui compare, métier par métier, l'effectif actuel au nécessaire.
- Position management : les postes budgétés, occupés et vacants sont suivis indépendamment des personnes, un poste vacant depuis 120 jours se voit, un poste « futur » se planifie avant même d'être ouvert.
- Des scénarios (croissance, réduction des coûts, ouverture d'un site) qui recalculent effectif, ETP, coûts et écarts de compétences sans jamais toucher aux données réelles, et se comparent côte à côte.
- Compétences critiques et succession : quelles compétences reposent sur une seule personne, quels postes sensibles n'ont pas de successeur identifié, quels profils internes pourraient couvrir un besoin (aide à la décision, jamais un choix automatique).
- Des risques détectés automatiquement, sous-effectif, dépendance à une seule personne, fins de contrat groupées, vacance prolongée, avec gravité, horizon et action recommandée.
Ce que ça change
- Une direction comprend sa situation d'effectifs en moins de 30 secondes, sans attendre un export.
- Les besoins de recrutement se anticipent au lieu de se découvrir, et se couvrent en mobilité interne quand c'est possible.
- Un scénario d'organisation se teste et se chiffre avant d'être décidé, pas après.